Informacje

23:23 Gofer 0 Comments

W branży transportowej wymaganych jest mnóstwo dokumentów świadczących o spełnieniu przez przewoźnika określonych obowiązków. Są to dokumenty związane bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa, dokumenty potwierdzające uprawnienia kierowców wykonujących w danej firmie przewozy oraz dokumenty dotyczące przewożonych towarów. Niektóre z nich należy przechowywać w przedsiębiorstwie, w inne trzeba obowiązkowo zaopatrzyć kierowcę. Brak któregokolwiek z dokumentów może być przyczyną nałożenia kary przez Inspekcję Transportu Drogowego. Przewoźnicy muszą mieć się zatem na baczności, pilnować dokumentacji transportowej i uzupełniać ubytki na bieżąco.
W niniejszym artykule prezentujemy wykaz najważniejszych dokumentów w przewozach drogowych rzeczy, niezbędnych zarówno w trasie, jak i w siedzibie firmy.

Co musi posiadać przy sobie kierowca?

Każdy kierowca podczas wykonywania przewozów drogowych musi mieć przy sobie komplet dokumentów, które okazuje do kontroli drogowej. Dokumenty te dzielą się na 4 grupy:

• zaświadczenia odnoszące się osobiście do kierowcy wykonującego transport
• dokumentów związanych z pojazdem
• dokumenty zaświadczające dostęp przedsiębiorstwa do rynku przewozowego
• dokumenty odnoszące się do przewożonego ładunku 

 

Dokumenty dotyczące kierowcy osobiście.

Potwierdzają one uprawnienia do kierowania pojazdem oraz do wykonywania zawodu kierowcy, są to także dokumenty ewidencjonujące czas pracy kierowcy. Zaliczamy do nich:

• prawo jazdy,
• potwierdzenie posiadania ważnych badań lekarskich i psychologicznych,
• zaświadczenie o ukończeniu kwalifikacji lub szkolenia okresowego,
• świadectwo kierowcy,
• kartę kierowcy,
• zaświadczenie o działalności
• oraz wykresówki i/lub dane cyfrowe z tachografu.

Jeśli kierowca przewozi towary niebezpieczne musi dodatkowo posiadać odpowiedni certyfikat, uprawniający do wykonywania tego rodzaju przewozów.

3. Dokumenty związane z pojazdem.

Bardzo istotną sprawą jest także posiadanie dokumentów związanych z pojazdem (to druga grupa dokumentów). Mowa tu oczywiście o:

• dowodzie rejestracyjnym,
• ubezpieczeniu OC,
• upoważnieniu do korzystania z pojazdu,
• w niektórych przypadkach będzie to także certyfikat EURO jako załącznik do zezwolenia międzynarodowego,
• świadectwo dopuszczenia pojazdu (zgodność z wymaganiami umowy ADR) w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych,
• świadectwo zatwierdzenia środka transportu przez powiatowego lekarza weterynarii w przypadku przewozu żywych zwierząt.

4. Dokumenty zaświadczające o dostępie przedsiębiorstwa do rynku przewozowego.

Kierowca powinien mieć obowiązkowo ze sobą w kabinie również takie dokumenty(grupa trzecia). Są to dokumenty potwierdzające uprawnienia przewoźnika do wykonywania działalności transportowej oraz zezwolenia na wykonywanie określonych przewozów. Zaliczamy tu:

• wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub wypis z licencji wspólnotowej,
• licencję na wykonywanie transportu drogowego rzeczy.

5. Dokumenty dotyczące ładunku.

Ostatnią grupą dokumentów jakie winien przewozić kierowca w ciężarówce są oczywiście wspomniane wyżej dokumenty odnoszące się do przewożonego ładunku. Decydujące znaczenie ma tu:

• list przewozowy
• świadectwo pochodzenia towaru (wydane w kraju pochodzenia).

Warto też mieć przy sobie inne dokumenty np. WZ, fakturę VAT, czy kwit wagowy.

6. Dokumenty dotyczące przewozów szczególnych.

W przypadku przewozów szczególnych wymagane są także inne dokumenty odnoszące się do kategorii transportowanych ładunków np.:

• świadectwo ADR i instrukcje pisemne (w przewozach materiałów niebezpiecznych),
• świadectwo ATP (w przewozach żywności i towarów szybko psujących się),
• świadectwo fitosanitarne,
• dokumenty wymagane przy przewozie zwierzą (licencja kierowcy do prowadzenia i obsługi pojazdu przewożącego żywe zwierzęta, dokumenty określające pochodzenie zwierząt i ich właściciela, przewidywany czas trwania przewozu),
• dokumenty wymagane przy przewozie odpadów (potwierdzenie wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa),
• zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego (wypis z zezwolenia w kategorii I oraz oryginały zezwoleń w kategorii od II do VII) etc.

7. Dokumenty na trasach międzynarodowych.

Oczywiście na trasach międzynarodowych kierowca musi posiadać jeszcze szereg innych dokumentów tj.:

• licencję na międzynarodowy transport drogowy,
• zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy,
• CMR,
• świadectwo kierowcy (dla kierowcy niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej),
• karnet TIR,
• karnet ATA,
• zezwolenie EKMT,
• zezwolenie na przewóz kabotażowy etc.

8. Jakie dokumenty należy przechowywać w przedsiębiorstwie transportowym?

Zgodnie z przepisami Ustawy o transporcie drogowym inspektorzy ITD mogą przeprowadzać rutynowe kontrole przewoźników w ich firmach (z częstotliwością co 5 lat). Inspektorzy podczas kontroli szczególną wagę przykładają do dokumentacji związanej z dostępem do rynku – są to m.in.:

• oryginał licencji i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• certyfikat kompetencji zawodowych,
• spełnienie warunków dobrej reputacji,
• ale także wykaz samochodów używanych do przewozu rzeczy,
• ubezpieczenie OC etc.

Przewoźnik ma także w obowiązku przechowywanie danych cyfrowych i wykresówek; przez 12 miesięcy. Dane cyfrowe należy przechowywać w formie plików cyfrowych zapisanych na nośniku lub dysku.

9. Dokumenty przechowywane w firmie c.d. – ewidencja kierowców.

Nie mniej istotne jest także sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez kierowców norm czasu prowadzenia pojazdu, prawidłowego odbierania przerw i odpoczynków oraz właściwego użytkowania analogowych i cyfrowych urządzeń rejestrujących.  Konieczność tej ewidencji dotyczy zarówno kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, kierowców zatrudnionych na inne umowy cywilnoprawne oraz samych przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy. Ewidencję kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przechowywać przez 3 lata, ewidencję pozostałych kierowców oraz samego przedsiębiorcy przez okres 2 lat.
Jest kilka sposobów na prowadzenie ewidencji; mogą to być:

• zapisy na wykresówkach,
• wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub rejestry z tych dokumentów.

10. Akta pracownicze.

Na przedsiębiorcy spoczywa także obowiązek przechowywania akt pracowniczych kierowców, w tym:

• umów z kierowcami,
• zaświadczeń o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,
• warunków wynagrodzenia kierowców,
• kopii orzeczeń lekarskich i psychologicznych kierowców,
• zaświadczeń o ukończeniu kwalifikacji lub szkolenia okresowego
• oraz wypisów ze świadectw kierowców,
• kserokopii praw jazdy kierowców etc.

Należy przechowywać je przez cały okres zatrudnienia danego kierowcy.
Uwaga!!! Przez okres 1 roku należy także przechowywać dokumenty i protokoły z wyników kontroli przeprowadzonych na drodze lub w siedzibie przedsiębiorcy.
Stos papierów w firmie transportowej jest naprawdę ogromny a jakiekolwiek nieprawidłowości lub braki w dokumentacji mogą być przyczyną nałożenia przez ITD wysokich kar pieniężnych.